Tydelig ansvar fra første møte til overtakelse

Styret skal kunne se hvem som kartlegger, prosjekterer, utfører og følger opp arbeidene. Et kartleggingsoppdrag, prosjektledelse og en entreprise har forskjellige leveranser. Tilbudet og kontrakten bør gjøre rollene tydelige.

Avklar kontaktperson, beslutningspunkter, fremdrift og hvem som håndterer beboerinformasjon, myndighetskontakt og rapportering til støttegiverne. Vi kan samle oppgavene i en plan som styret bruker gjennom prosjektet.

Kartlegging kan bestilles som et eget oppdrag før styret velger hvem som skal gjennomføre tiltakene. Avtal at rapport, beregninger og tiltaksbeskrivelser leveres i en form dere kan bruke i styrebehandlingen og til å innhente sammenlignbare tilbud.

Ved Enova-støttet kartlegging får dere beregningene og de tilhørende filene i et format som kan brukes til videre beregninger. Dere kan bruke underlaget når dere henter tilbud fra andre leverandører. Videre bistand fra Neoenergi beskrives i et eget tilbud.

Kontrakten bør angi kontraktsform og eventuell standard, hva prisen omfatter, betalingsplan, fremdrift og hvordan endringer godkjennes. Sikkerhetsstillelse og forsikring bør dokumenteres for den aktuelle leveransen.

Be om tydelige vilkår for kontroll, overtakelse, garanti og reklamasjon, med frister og kontaktpunkt. Styret bør kunne finne svarene i avtalen før arbeidene starter.

I en rehabilitering møter nye vinduer, fasader og tekniske anlegg eksisterende konstruksjoner. Tilstandsrapporter, tegninger og tidligere undersøkelser bør samles før omfanget og prisen fastsettes.

Beskriv ansvar for tilslutninger, gjennomføringer og eksisterende installasjoner. Avklar også hvordan skjulte forhold, råte og eventuelle miljøfarlige materialer undersøkes og håndteres. En avtalt prosedyre for varsling og godkjenning gir styret kontroll over endringer underveis.

I teamet har vi sivilingeniører, KEM-ingeniører, rørleggermestere, elektrikere med installatørgodkjenning og tømmermestere.

Prosjektet trenger navngitte kontaktpersoner og relevant kompetanse for oppgavene som skal utføres. Be om at team, fagområder og eventuelle samarbeidspartnere fremgår av tilbudet. Kompetanse og nødvendige godkjenninger avklares for de fagene prosjektet krever. Kartleggingen utføres med kvalifisert energirådgiver, og ansvarlige fagpersoner fremgår av oppdraget.

Neoenergi og søsterselskapet Rørprosjekt AS inngår i Prosjektgruppen Norge. Rørprosjekt arbeider med rørlegger- og VVS-fag. Ansvar og leveranse fra hvert selskap avklares i det enkelte prosjektet.

Planlegg overtakelsen fra starten: kontroller, testing, opplæring og dokumentasjon for forvaltning, drift og vedlikehold. Åpne punkter bør beskrives med ansvarlig person og frist i overtakelsesprotokollen.

Avklar hvem styret kontakter etter overtakelsen, hvordan feil meldes og hvilken oppfølging kontrakten omfatter. For energitiltak bør avtalen også beskrive hvordan beregnede resultater følges opp mot målt drift, og hvem som leverer sluttrapport til støttegiverne.